張志祺：重塑組織導入AI的體驗設計

1. 一句話總結

簡訊設計共同創辦人張志祺（志祺七七）分享團隊這一年從「拆流程、串任務、建互動場域」的方法論，進一步體悟到真正卡住組織導入AI的是心理門檻而不是技術門檻，於是轉向「放下技術、從體驗設計角度讓AI無痛融入既有工作流程」，並用Slack表情符號觸發AI機器人、Google試算表擴充功能兩個實際案例說明怎麼落地。

2. 重點筆記

講者背景

張志祺是簡訊設計（品牌「圖文不符」）共同創辦人，也是YouTube頻道志祺七七的主持人。簡訊設計二〇一五年由張志祺與王成祥共同創立，主張把資訊設計融入美學，以懶人包影片等形式向大眾傳播議題（經查維基百科）。

主持人在台上介紹志祺七七是「一六〇萬訂閱的YouTuber」；經查目前頻道訂閱數，維基百科的資料顯示已經來到一六八萬（頻道在二〇二二年六月五日突破百萬訂閱、拿到YouTube金牌獎，累積總觀看次數超過十八億次）。兩個數字並不衝突，只是查證時間點比台上介紹的時間點晚，正文採信較新的一六八萬。

去年（二〇二四年）分享的三個核心做法

他先快速回顧去年在同一個舞台講過的內容，當時提出三個幫助團隊導入AI的做法：第一是拆流程，把整個任務拆成細節，針對不同環節搭配不同的AI工具，不指望單一模型解決所有問題；第二是串任務，用流程板把工具串聯成自動化流程，讓AI在流程中扮演助手角色；第三是建立互動場域，讓會用和不會用AI的人都能參與，看得懂設計邏輯，找到自己的角色與成就感。

今年的落差：工具進步了，使用頻率卻下降

一年過去，AI工具的品質明顯變好、寫提示詞的門檻也幾乎消失，但團隊實際使用AI的頻率反而降低了。他用去年分享過的IG業配拍攝流程當例子：了解客戶需求、生成角色、設計故事、規劃分鏡、整理拍攝計畫，每個環節都設計了對應的AI提示卡（角色生成卡、故事生成卡、分鏡生成卡），背後配好提示詞與範例輸出，做成一整套可以跑完全程的流程白板。但即使流程已經整理得這麼完整，還是有人卡在第一步。深入討論後發現，卡點不是流程不清楚，而是「要改變自己原本熟悉的做事方式」這個心理門檻，比技術門檻更難跨越。

他把這個心理門檻拆成三層挑戰：第一層是多數人並不擅長把任務拆解成步驟；第二層是即使會拆解，也未必意識到「這一段其實可以交給AI協作」，這其實是一種需要練習的新工作思維與判斷力；第三層是即使有了這個意識，還得知道怎麼把這段流程轉化成AI能理解、也能有效完成的提示詞。他引用自己去年因為壓力狀況求助醫師時聽到的一句話：「人類就是一種節能的生物」，習慣避難就易，只要多一個步驟、多一個陌生畫面，就會下意識迴避——就像網路購物結帳只要多一道簡訊驗證，很多人就會直接放棄購買。

思路的轉向：讓AI配合人的習慣，而不是要求人學AI

這個觀察讓他們把整套邏輯倒過來：與其要求每個人主動學會使用AI、並且在工作中主動運用它，不如讓AI以更自然的方式，直接出現在原本既有的流程裡，不需要額外學習、不需要適應新操作，AI就能成為日常工作的一部分。

案例一：Slack「伸手牌」機器人

情境是這樣的：團隊每天會收到大量廠商業配洽詢，多的時候一天五封以上。過去的流程是業務窗口（AM）把廠商需求丟進Slack頻道，企劃要另外打開流程白板或開啟ChatGPT視窗，手動把需求複製過去、生成多個切角構想，再篩選整理貼回Slack討論——這一連串來回經常打斷企劃的思考節奏，往往要花三到五小時甚至隔天才能回覆，商機常常已經被別家搶走。

解法是在Slack裡幫企劃量身打造一個AI功能：只要在廠商需求的訊息串下按一個「伸手」的表情符號，就會觸發他們稱作「伸手牌」的小AI機器人，機器人依照事先設定好的提示詞，直接自動回出一段腳本建議與多種切角發想。企劃不用從零發想，而是「從八十分開始」，只需要專注判斷各種切角的可行性，最終的內容品質把關權仍然保留在人身上。他認為這個案例最大的亮點是所有操作都留在原本熟悉的Slack介面裡，新人不需要學習新工具、不需要學會下提示詞，一個表情符號這種超自然的動作，就能觸發AI協作。

案例二：Google試算表擴充功能自動生成字卡

另一個常見的痛點是幫影片上字卡：企劃過去要把試算表裡一大段文字逐段複製到ChatGPT，等處理完再逐段複製貼回試算表，反覆切換視窗容易貼錯位置或漏貼內容，累積起來很打斷專注力。他們的解法是做一個直接整合進試算表的Google擴充功能：企劃先點一個按鈕，系統會替每一段內容自動編上流水號（方便錄影時確認要重錄哪一段、剪輯時加註回饋），再點一次按鈕，AI就會依照編號自動生成對應欄位的字卡文字，企劃只需要最後複核一次就能直接交給剪輯師，整個過程不必再切換工具、不必手動複製貼上。

他也順勢分享了未來的想像：如果進一步串接更多自動化，甚至結合近期釋出的新型態影像生成技術，也許可以連對應的影像素材都一併生成、下載歸類好；再加上他們已經開發完成、把初剪時間從一個半小時壓縮到約十五分鐘的自動化剪輯機器人，他認為完成一支業配短片的時間，有機會在未來一年內從原本的兩到兩個半小時，壓縮到五到十分鐘。這幾個時間數字都是他個人對未來的預期，查無外部佐證。

推動這些案例的共同模式

他歸納出一個很單純的推動流程：起點通常是團隊裡有人覺得「這裡如果有個魔法按鈕能自動化，好像可以省很多事」，於是主動找內部的AI team討論想法可行性；AI team接手釐清需求、拆解流程、做出雛型（prototype）驗證AI工具是否真的能幫上忙。整個過程沒有什麼特別炫的技術，關鍵在於反覆討論與微調。他認為這其實是文化與組織結構的問題：第一線工作者要有心理安全感，願意提出流程裡的疑問和不耐，同時組織也要準備好能隨時接住這些提問、提供支援的人，讓「提出問題」和「得到幫助」之間沒有門檻。

對外複製與具體建議

這套體驗設計方法論已經不只用在內部，也協助了其他組織——他點名商業周刊、TaiwanPlus這類找上門的組織，因為這些管理者觀察到自己團隊「AI工具一大堆但用不起來」的問題（講者自述，查無公開資料佐證與商業周刊、TaiwanPlus合作的具體案例內容）。原則同樣是盡量不改變對方既有的流程與行為，讓AI在對的位置主動出現、輔助決策與執行。

給想要導入AI的組織，他給的建議很具體：先回頭檢視自己的工作流程，找出哪些環節在執行時會卡住、判斷變慢、彼此資訊溝通不清楚，或是同事經常來問同一件事的地方——這些就是AI可以介入的候選點。他也提醒這件事其實非常花時間、有一定難度：公司做到一定規模後，負責策略思考的人和第一線執行的人往往越分越開，能同時看到卡點又懂技術的人很稀少。他還加了一個關鍵條件——量要夠大才有導入AI自動化的動力：例如很多每週只上一集的YouTuber朋友，因為量不夠大就不會有動力把AI工具導入流程；簡訊設計是因為一天要產出一支主頻影片，加上五到十支Shorts，規模夠大才值得投入這件事，他也提到這一點呼應了黃仁勳先前演講中提到「技術的更新其實需要規模」的說法。

他也誠實區分了「自己動手」和「找外部支援」的分界：企劃自學提示詞或簡單串接工具，聽起來只要花點時間查資料就能解決，但真正碰到要把工具分享給整個團隊共用時，才會遇到資料安全性、版本維護、需求微調衍生的錯誤修復等真正複雜的問題，這些已經不是自學或下提示詞能快速解決的，而是進入了自動化流程設計與維運的專業領域。他們現在也提供這類代工服務，形容是「一個專案可能幾萬塊就能搞定的事情」，但仍然建議企業應該在內部培養相應的能力。

一年來最大的轉變

他把這一年的轉變濃縮成三組對照：從「著眼於提升個人使用AI的能力」到「從設計介面與體驗角度出發」；從「期待使用者主動指揮AI」到「讓AI主動介入在正確的工作節點上」；從「執著把AI工具做得更好用」到「在意怎麼讓AI更無痛地融入既有工作流程」。他認為能推動組織導入AI的關鍵不是技術上的創新，而是體驗上的設計；比起把AI變得更聰明，不如把它放在對的位置，讓AI在對的時間、對的介面、用對的語言出現，才是真正降低使用阻力的起點。

3. 關鍵數據與案例

4. 金句

• 「人類就是一種節能的生物——只要多一個步驟、多一個畫面或多一個不熟悉的操作，大家基本上就會下意識地避開。」
• 「真正的自動化不只是能夠少做幾步，而是讓人幾乎感覺不到自己有改變。」
• 「真正能夠推動一個組織導入AI的，不是技術，而是體驗上的設計。」

5. 提到的工具與名詞

• 簡訊設計、志祺七七：講者所屬的公司與個人品牌
• 「伸手牌」：內部開發、以表情符號觸發的Slack AI機器人
• Google試算表擴充功能：整合進試算表、一鍵生成字卡的AI工具
• 自動化剪輯機器人：把初剪時間大幅壓縮的內部工具
• 流程板（白板）：去年方法論裡把AI提示詞串成自動化流程的呈現方式
• 角色生成卡、故事生成卡、分鏡生成卡：流程板上對應不同環節的提示詞卡片

6. 延伸觀察

這場最有啟發的一句其實是「人類是節能的生物」——把「大家不想用AI」翻譯成「多一個陌生畫面就會讓人放棄」，比起怪員工不學習，更誠實地承認了改變工作習慣的成本。這跟純技術面的分享很不一樣，他幾乎沒有講任何模型或參數，通篇在講「介面」和「觸發點」，卻可能比講技術架構更貼近多數中小團隊真正會卡住的地方。

他提到的「量要夠大才有動力做自動化」這個門檻，某種程度上也解釋了為什麼同一天玉山銀行黃仕鎮分享的案例會做到那麼細——銀行同仁人數與業務量的規模本來就夠大，值得投入建置門檻較高的整套治理與自動化機制，這跟志祺七七「一天一支主頻加五到十支Shorts」的產量邏輯是同一件事的不同尺度。

7. 資料來源